Các chuyên gia hiện đại lãng phí ít thời gian hơn và hoàn thành được nhiều việc hơn. Năm 2025, nhiều người nhận thấy công việc hàng ngày của họ bị vướng mắc vào những nhiệm vụ thường nhật ít mang lại giá trị. Hướng dẫn ngắn gọn này sẽ chỉ cho bạn cách lấy lại quyền kiểm soát lịch trình và tập trung vào những kết quả có tác động cao.

Hãy bắt đầu bằng cách xác định những công việc đang chiếm nhiều thời gian của bạn. Sau đó, sử dụng công nghệ đơn giản và các quy tắc quyết định rõ ràng để chuyển hướng nỗ lực sang các hoạt động sáng tạo, hướng đến kết quả. Những thay đổi nhỏ trong thói quen có thể giúp bạn tiết kiệm được hàng giờ mỗi tuần.

Chúng tôi cũng xin giới thiệu đến bạn một cẩm nang thực tiễn mà bạn có thể sử dụng ngay hôm nay. Hãy xem hướng dẫn 7 bước hữu ích này để thay thế các nhiệm vụ ít giá trị bằng những thành quả có thể đo lường được: Cẩm nang 7 bước để thay thế công việc thừa thãiHãy áp dụng những ý tưởng này để dành ít thời gian hơn cho việc nhà và nhiều thời gian hơn cho những công việc thực sự quan trọng.

Hiểu rõ tác động của công việc không cần thiết

Hãy để ý xem những công việc tưởng chừng đơn giản lại có thể âm thầm chiếm hết thời gian làm việc của bạn như thế nào. Nghiên cứu cho thấy đây không chỉ là sự khó chịu mà còn là vấn đề thực sự ảnh hưởng đến năng suất lao động.

Asana phát hiện ra rằng mọi người dành 581% thời gian trong ngày cho "công việc liên quan đến công việc". Con số thống kê đó giúp giải thích tại sao nhiều chuyên gia kết thúc ngày làm việc với cảm giác mình chẳng làm được gì có giá trị.

Định nghĩa về công việc và về công việc.

Công việc liên quan đến công việc bao gồm việc sắp xếp hộp thư đến định kỳ, lên lịch và theo dõi tiến độ. Những việc này có vẻ cần thiết nhưng thường không giúp dự án tiến triển.

• Ví dụ phổ biến: gửi email lặp đi lặp lại, nhập liệu nhàm chán và các công việc hành chính.
• Kết quả: nhiều giờ làm việc cho các nhiệm vụ ít giá trị và ít thời gian dành cho nỗ lực chiến lược.
• Kết quả: mọi người mất tập trung vào mục đích cốt lõi của mình.

Khoảng cách năng suất

Khoảng cách năng suất xuất hiện khi các nhiệm vụ có giá trị thấp chiếm nhiều thời gian hơn so với công việc thực tế của dự án. Hiểu được khoảng cách đó là bước đầu tiên để thay đổi.

“Khi thời gian của bạn chủ yếu dành cho những công việc nhỏ nhặt, việc cảm thấy không đạt được thành tựu gì vào cuối ngày là điều bình thường.”

Nhận biết quy luật: Hãy đo lường xem thời gian của bạn được sử dụng vào việc gì, sau đó dành riêng những khoảng thời gian cho công việc có ý nghĩa. Những thay đổi nhỏ sẽ giúp bạn lấy lại thời gian và khôi phục mục đích sống.

Vì sao việc loại bỏ những công việc không cần thiết lại quan trọng đối với doanh nghiệp của bạn

Giải phóng đội ngũ của bạn khỏi những công việc thường nhật sẽ tạo ra không gian cho những công việc chiến lược, từ đó thúc đẩy doanh thu.

Khi doanh nghiệp cắt giảm các nhiệm vụ ít giá trị, các nhóm sẽ có thêm thời gian để theo đuổi sự phát triển. Sự thay đổi này biến thời gian phân tán thành nỗ lực tập trung vào các ưu tiên phù hợp với mục tiêu của công ty.

Bằng cách giảm thời gian dành cho các công việc hành chính rườm rà, nhân viên sẽ có nhiều năng lượng hơn để tập trung vào các dự án quan trọng. Ít công việc lặp đi lặp lại hơn đồng nghĩa với chất lượng công việc cao hơn và kết quả tốt hơn.

1. Trọng tâm doanh thu: Nhóm có thể dành thời gian cho việc bán hàng, cải tiến sản phẩm và các hoạt động chăm sóc khách hàng nhằm thúc đẩy doanh thu.
2. Năng suất cao hơn: Năng suất lao động được cải thiện khi mọi người làm ít việc có giá trị thấp và tập trung nhiều hơn vào những kết quả có ý nghĩa.
3. Hoạt động có khả năng mở rộng: Việc tinh giản quy trình cho phép doanh nghiệp của bạn phát triển mà không cần tuyển thêm người chỉ để xử lý các công việc hành chính.

• Giảm thiểu ma sát giúp các nhóm duy trì sự tập trung và giải quyết các vấn đề phức tạp.
• Chất lượng luôn thắng số lượng: thành công được đo bằng giá trị mang lại, chứ không phải số lượng công việc.
• Đầu tư chút thời gian để tối ưu hóa sẽ giúp bạn tiết kiệm được nhiều giờ về sau.

“Khi các nhóm dành thời gian cho những việc quan trọng, toàn bộ doanh nghiệp sẽ trở nên vững mạnh hơn.”

Sự trỗi dậy của trợ lý AI trong môi trường làm việc hiện đại

Môi trường làm việc hiện đại dựa vào trí tuệ nhân tạo (AI) để biến những công việc thường nhật thành các quy trình tự động, giúp tiết kiệm thời gian. Các trợ lý cấp cao hiện đảm nhận những nhiệm vụ lặp đi lặp lại để các nhóm có thể tập trung vào chiến lược và giải quyết vấn đề một cách sáng tạo.

Các công cụ phổ biến giúp tăng năng suất làm việc hàng ngày

Những cái tên hàng đầu như Microsoft Copilot, Notion AI, Slack GPT, Fathom và ChatGPT. Chúng thường xuất hiện trong bộ công cụ năm 2025. Mỗi công cụ đều giúp giảm bớt gánh nặng quản trị và tăng tốc các quy trình làm việc thông thường.

Các mô hình nhanh hơn như GPT-4, Claude và Gemini hỗ trợ tự động hóa phức tạp. Những mô hình này cho phép một công cụ duy nhất xử lý việc lên lịch, tóm tắt cuộc họp và soạn thảo tin nhắn.

• Tại nhiều công ty, Copilot, Notion AI và Slack GPT giúp tiết kiệm hàng giờ mỗi ngày bằng cách tự động hóa các công việc thường nhật.
• ChatGPT và Fathom giúp đơn giản hóa việc ghi chú cuộc họp và các nhiệm vụ lặp đi lặp lại, giúp mọi người tiết kiệm được thời gian quý báu.
• Các mô hình tiên tiến cho phép các nhóm xây dựng quy trình làm việc mà trước đây mất thời gian gấp nhiều lần để hoàn thành.

“Một trợ lý giỏi sẽ biến những công việc nhỏ nhặt, lặp đi lặp lại thành công việc nền, giúp các nhóm có thể tạo ra nhiều giá trị hơn.”

Xác định các công việc ít giá trị trong thói quen hàng ngày của bạn

Hãy ghi lại mọi công việc bạn làm trong một tuần và xem thời gian của bạn thực sự được sử dụng vào việc gì. Bản kiểm tra đơn giản này sẽ giúp bạn nhận ra những công việc nào đang âm thầm làm hao phí thời gian và sự tập trung của bạn.

Hãy bắt đầu bằng cách lập một danh sách ngắn gọn về tất cả những việc bạn làm mỗi ngày. Ghi chú lại những việc thường ngày như nhập liệu thủ công và quản lý email lặp đi lặp lại.

Tiếp theo, hãy chia công việc của bạn thành hai nhóm: các dự án có giá trị cao và các công việc không có giá trị cao nhưng lại gây nhàm chán. Hãy tự hỏi liệu mỗi việc trong lịch trình của bạn có trực tiếp giúp bạn tiến gần hơn đến mục tiêu nghề nghiệp của mình hay không.

• Theo dõi số giờ làm việc trong bảy ngày để xác định chính xác nhiệm vụ nào chiếm nhiều thời gian nhất.
• Hãy tìm kiếm các mẫu hình: email lặp đi lặp lại, nhập liệu tẻ nhạt hoặc các công việc hành chính có thể tự động hóa.
• Hãy gắn nhãn cho những nhiệm vụ bạn có thể giao cho người khác hoặc loại bỏ khỏi danh sách việc cần làm của mình hôm nay.

Xác định những điểm nghẽn này Đây là bước đầu tiên để nâng cao năng suất. Khi bạn loại bỏ những công việc ít giá trị, bạn sẽ có thêm thời gian thực sự để tập trung vào những việc quan trọng.

Ứng dụng trí tuệ nhân tạo (AI) cho nội dung và truyền thông.

Một trợ lý giỏi giúp giảm thiểu thời gian viết lại hàng giờ xuống chỉ còn vài phút chỉnh sửa. Trí tuệ nhân tạo giúp các nhóm dành thời gian cho việc ra quyết định, thay vì chỉnh sửa văn bản lặp đi lặp lại.

Hãy tận dụng những khả năng này để giúp việc giao tiếp của bạn nhanh chóng và rõ ràng hơn. Dưới đây là những cách thức thiết thực mà AI hỗ trợ việc soạn thảo, tóm tắt và duy trì nhịp điệu nội dung ổn định.

Soạn thảo và diễn đạt lại nội dung

Trợ lý AI rất giỏi trong việc soạn thảo email chuyên nghiệp và diễn đạt lại văn bản sao cho phù hợp với giọng điệu. Chúng giúp bạn vượt qua tình trạng bí ý tưởng chỉ trong vài giây.

Các trường hợp sử dụng: Soạn thảo nhanh các email, bài đăng trên mạng xã hội, dàn ý bài viết blog và chỉnh sửa bản thảo bài báo.

Tóm tắt khối lượng lớn văn bản

Đưa một báo cáo dài 30 trang vào công cụ AI và nhận được các bản tóm tắt ngắn gọn làm nổi bật những thông tin chính.

Điều đó giúp tiết kiệm thời gian khi bạn cần cập nhật thông tin và đảm bảo toàn bộ nhóm luôn nắm bắt được cùng một vấn đề.

• Hãy tạo ra những dòng chú thích nhất quán cho bài đăng trên mạng xã hội để duy trì giọng điệu thương hiệu của bạn trên mọi phương tiện truyền thông và nền tảng.
• Biến những ghi chú cuộc họp dài thành các mục hành động để công việc của bạn tiến triển nhanh hơn.
• Hãy giao phó những công việc viết lách lặp đi lặp lại cho trí tuệ nhân tạo và tập trung vào những việc sáng tạo mà chỉ con người mới làm tốt.

“Trí tuệ nhân tạo biến các bản nháp lặp đi lặp lại thành điểm khởi đầu, chứ không phải rào cản.”

Tự động hóa các quy trình công việc lặp đi lặp lại để đạt hiệu quả tối đa.

Kết nối trí tuệ nhân tạo với các nền tảng như Zapier để thực hiện các tác vụ thông thường mà không cần thao tác thủ công. Loại tự động hóa này giúp tiết kiệm thời gian và giảm bớt công việc lặp đi lặp lại cho cá nhân và các nhóm.

Khi được thiết lập đúng cách, các quy trình lặp lại cho phép nhóm của bạn tập trung vào các mục tiêu cấp cao. Tự động hóa giúp tăng hiệu quả kinh doanh và cải thiện năng suất bằng cách loại bỏ những gián đoạn thường ngày.

• Tự động tạo nhiệm vụ dự án khi có khách hàng tiềm năng mới để tiết kiệm thời gian và duy trì sự nhất quán trong việc theo dõi.
• Lên lịch trả lời email tự động để duy trì liên lạc hiệu quả, đồng thời giúp bạn có thêm thời gian tập trung vào công việc.
• Hãy sử dụng công nghệ tự động hóa để cập nhật tiến độ dự án, nhờ đó mọi nhiệm vụ đều được theo dõi mà không cần cập nhật thủ công.
• Hãy định kỳ xem xét lại các quy trình làm việc lặp đi lặp lại để đảm bảo chúng vẫn phục vụ mục tiêu và nhu cầu của doanh nghiệp.

Hãy để công nghệ đảm nhiệm những công việc lặp đi lặp lại. Nhờ đó, nhóm của bạn có thể tập trung hơn vào chiến lược và kết quả. Những thao tác tự động hóa nhỏ sẽ tích lũy lại và giúp bảo vệ lịch trình của bạn trong những thời điểm bận rộn.

“Quy trình làm việc thông minh biến các bước lặp đi lặp lại thành các hệ thống đáng tin cậy.”

Vượt qua những hạn chế của các công cụ AI

Ngay cả những trợ lý ảo tốt nhất cũng có thể mắc sai lầm khi ngữ cảnh là yếu tố quan trọng nhất. Hãy sử dụng AI để tăng tốc các công việc thường ngày, nhưng vẫn cần có sự kiểm tra của con người để bảo đảm chất lượng và mục đích.

Những thách thức về nhận thức ngữ cảnh

Trí tuệ nhân tạo thường bỏ sót giọng điệu và tín hiệu từ phía người nghe. Ví dụ, nó có thể soạn thảo một email thân mật cho khách hàng khi cần một email trang trọng hơn.

Khoảng thời gian đó sẽ làm mất thời gian. Vì bạn phải chỉnh sửa giọng điệu và ý định trước khi gửi.

Độ chính xác và ảo giác

Trí tuệ nhân tạo đôi khi quá sáng tạo và tự bịa ra những sự thật nghe có vẻ đúng.

Luôn luôn kiểm chứng dữ liệu và thông tin, đặc biệt là đối với các dự án quan trọng. Coi kết quả đầu ra của AI như một bản nháp, chứ không phải là kết luận cuối cùng.

Ra quyết định tinh tế

Các công cụ xử lý tốt các tác vụ lặp đi lặp lại, nhưng chúng thiếu khả năng phán đoán của con người trong những lựa chọn phức tạp.

Hãy để nhóm tham gia vào những vấn đề quan trọng liên quan đến giá trị, sự đánh đổi hoặc hậu quả. Điều này đảm bảo trợ lý hỗ trợ một mục tiêu rõ ràng và những kết quả thực tế.

“Hãy coi AI như một điểm khởi đầu: xác thực thông tin, điều chỉnh giọng điệu và đưa ra phán đoán.”

• Hãy xác minh thông tin trước khi hành động.
• Chỉnh sửa giọng văn cho email và công việc với khách hàng.
• Hãy để con người tham gia vào quá trình ra quyết định để đưa ra những quyết định tinh tế hơn.

Xây dựng hệ thống AI cá nhân hóa của bạn

Việc xây dựng một hệ thống AI cá nhân bắt đầu với một mục tiêu rõ ràng: tiết kiệm thời gian thực tế và bảo vệ thời gian cần thiết cho công việc.

Hãy bắt đầu bằng cách liệt kê những việc lặp đi lặp lại trong ngày của bạn. Gán mỗi nhiệm vụ cho một công cụ nhỏ giúp giảm thiểu sự cản trở. Điều này giúp lịch trình của bạn đơn giản và việc tự động hóa trở nên khả thi.

Nhiều chuyên gia ngày nay Kết hợp các ứng dụng như Slack và Notion để tạo ra quy trình làm việc liền mạch, giảm thiểu công sức thủ công. Khi các công cụ này hoạt động cùng nhau, bạn sẽ không còn mất thời gian chuyển đổi giữa các ứng dụng mà có thể tập trung vào công việc.

• Hãy chọn những công cụ phù hợp trực tiếp với mục tiêu của bạn và đo lường số giờ tiết kiệm được.
• Hãy đánh giá từng công cụ một — nếu nó làm tăng độ phức tạp, hãy loại bỏ nó.
• Tối ưu hóa lịch trình để hỗ trợ năng suất, chứ không chỉ đơn thuần là các hoạt động.

“Đầu tư thời gian vào hệ thống của bạn hôm nay sẽ mang lại hiệu quả cao hơn và giảm bớt căng thẳng trong tương lai.”

Vượt qua các rào cản văn hóa đối với năng suất lao động

Sự thay đổi về văn hóa bắt đầu khi các nhà quản lý đo lường tác động, chứ không phải số giờ làm việc tại bàn. Tạp chí Harvard Business Review phát hiện ra rằng 411% số nhà quản lý nghi ngờ về động lực làm việc của nhân viên trong thời gian làm việc từ xa. Sự nghi ngờ đó có thể khiến một số người giao cho nhân viên những công việc không cần thiết để thể hiện quyền kiểm soát.

Quản lý quá chi tiết thường xuất phát từ sự thiếu tin tưởng. Barbara Larson của trường Northeastern lưu ý rằng đôi khi các nhà quản lý giao những nhiệm vụ ít mang lại giá trị. Kiểu làm việc này gây lãng phí thời gian và làm suy yếu tinh thần đồng đội.

Thay đổi bắt đầu từ những thói quen quản lý mới. Hãy khen thưởng kết quả thay vì số lượng nhiệm vụ. Đặt ra mục tiêu rõ ràng và đo lường kết quả, chứ không phải chỉ những thay đổi bề ngoài.

• Hãy tin tưởng trao quyền tự chủ cho mọi người và kiểm tra kết quả định kỳ.
• Hãy sử dụng tự động hóa để loại bỏ các công việc thường ngày và giải phóng thời gian để tập trung vào những công việc chuyên sâu.
• Hãy biến việc giao tiếp minh bạch thành chuẩn mực để mọi người đều biết điều gì là quan trọng.

“Hãy từ bỏ những phương pháp cũ coi trọng những công việc rườm rà và thay vào đó hãy bảo vệ sự tập trung của nhóm bạn.”

Khi người lãnh đạo thay đổi, cả đội đều thắng: Có thêm năng lượng cho công việc ý nghĩa và năng suất cao hơn suốt cả ngày.

Chi phí tiềm ẩn của các hệ thống rời rạc

Các hệ thống rời rạc che giấu những chi phí chỉ thể hiện ra dưới dạng thời gian làm việc bị lãng phí và nhân viên cảm thấy bực bội. Việc vận hành với các hệ thống rời rạc buộc nhóm của bạn phải sao chép dữ liệu giữa các công cụ thay vì thực hiện những công việc có ý nghĩa.

Tầm quan trọng của các hệ thống tích hợp

Khi các hệ thống không liên kết với nhau, các nhóm sẽ gửi những email lặp đi lặp lại và thực hiện các kiểm tra trạng thái không mang lại giá trị thực sự. Mô hình này làm lãng phí thời gian và làm giảm năng suất tổng thể.

Các hệ thống tích hợp đảm bảo quá trình cập nhật diễn ra tại một nơi và tự động lan truyền đến mọi nơi khác. Điều đó giúp giảm thiểu các bước thao tác thủ công và đảm bảo tính chính xác của dữ liệu trên toàn hệ thống.

• Giảm thiểu các thao tác chuyển giao thủ công đồng nghĩa với việc tiết kiệm được thời gian cho các email và công việc theo dõi thường lệ.
• Các công cụ kết nối giúp giảm thiểu lỗi và duy trì tính nhất quán của dữ liệu kinh doanh.
• Các nhóm sẽ có thêm thời gian dành cho công việc chiến lược khi việc đồng bộ hóa thường nhật không còn chiếm nhiều thời gian trong ngày.
• Đầu tư vào việc tích hợp các công nghệ giúp tăng hiệu quả và cải thiện tinh thần làm việc của nhóm.

“Việc kết nối các công cụ biến các tác vụ lặp đi lặp lại thành các quy trình tự động, giúp bảo vệ sự tập trung của nhóm bạn.”

Tóm lại: Khắc phục vấn đề phân mảnh dữ liệu sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian, bảo vệ dữ liệu và tăng giá trị mà nhóm của bạn mang lại.

Chiến lược ủy quyền AI thành công

Hãy coi AI như một đối tác cần bối cảnh và định hướng để mang lại giá trị.

Đưa ra những lời nhắc nhở rõ ràng, ngắn gọn. Như vậy, trợ lý ảo sẽ hiểu được kết quả và giọng điệu mong muốn. Hãy coi công cụ này như một đồng đội: giao cho nó một nhiệm vụ nhỏ, thêm ví dụ và nêu rõ mục đích. Điều này giúp AI vượt qua mọi bế tắc sáng tạo và nhanh chóng tạo ra các bản nháp hữu ích.

• Tạo một danh sách ngắn bao gồm các tác vụ lặp đi lặp lại phù hợp để tự động hóa, chẳng hạn như soạn thảo email, sắp xếp dữ liệu hoặc tóm tắt ghi chú.
• Hãy bắt đầu từ những việc nhỏ: Tự động hóa một hoặc hai việc, đo lường thời gian tiết kiệm được, sau đó nhân rộng những gì hiệu quả.
• Tinh chỉnh kết quả đầu ra: Hãy dành chút thời gian chỉnh sửa kết quả của AI sao cho phù hợp với giọng điệu và mục tiêu của nhóm bạn.
• Chọn đúng công cụ và kết nối chúng với quy trình làm việc của bạn để tự động hóa hỗ trợ các ưu tiên kinh doanh.

Trao quyền cho nhóm sử dụng các công cụ này và duy trì danh sách cập nhật các nhiệm vụ đã được giao. Theo thời gian, điều này sẽ giảm bớt các công việc không cần thiết và giúp mọi người tập trung vào các dự án có giá trị cao, thúc đẩy thành công lâu dài.

“Hãy coi trợ lý ảo như một điểm khởi đầu — hướng dẫn nó, kiểm tra kết quả và xây dựng dựa trên những thành công nhỏ.”

Kết luận: Hướng tới một tương lai không còn những công việc thừa thãi

Cách tốt nhất để bảo vệ thời gian sáng tạo là quyết định trước những việc bạn sẽ không làm. Thói quen nhỏ này sẽ giúp bạn tập trung vào những công việc có tác động lớn và tránh xa những việc lặt vặt không cần thiết.

Hãy bắt đầu ngay hôm nay Hãy chọn một nhiệm vụ lặp đi lặp lại để tự động hóa hoặc giao cho người khác. Đo lường số giờ bạn tiết kiệm được và lặp lại những gì hiệu quả.

Khi các nhóm thành thạo việc phân công nhiệm vụ và tự động hóa, thành công lâu dài sẽ đến. Mỗi một nhiệm vụ bạn loại bỏ khỏi lịch trình hàng ngày sẽ tạo ra không gian cho việc lập kế hoạch, học hỏi và đạt được kết quả tốt hơn.

Hãy sử dụng hướng dẫn này như một điểm khởi đầu. Tập trung vào kết quả, tin tưởng vào các công cụ và xây dựng một cuộc sống công việc coi trọng sự sáng tạo hơn là những công việc hành chính rườm rà.